Menedżer bibliografii to narzędzie do zbierania, przetwarzania i organizowania opisów bibliograficznych. Może pomóc pracownikom naukowym przygotowującym publikacje i studentom piszącym pracę licencjacką, magisterską lub poważniejszy referat. Na rynku istnieje wiele programów tego typu, najpopularniejsze to RefWorks, EndNote, Mendeley, Zotero, Citavi, Sciwheel. Nie sposób opisać tutaj ich wszystkich, dlatego za przykład posłuży EndNote – ponieważ stanowi element Web of Science, jednej z baz udostępnianych przez naszą bibliotekę.
Precyzyjniej mówiąc, pracownicy i studenci UEK mają do dyspozycji program EndNote Web, działający online. Jego używanie nie wiąże się z opłatami. Istnieje także wersja desktop, czyli aplikacja instalowana na komputerze, ale to rozwiązanie jest płatne i niezależne od bazy Web of Science. Na potrzeby tego wpisu będziemy korzystać wyłącznie z EndNote Web.
Zbieranie bibliografii, potem jej uzupełnianie, ujednolicanie stylu – robienie tego bez żadnych narzędzi bywa czasochłonne i nierzadko frustrujące. Dzięki menedżerowi bibliografii opisy bibliograficzne pozyskiwane z różnych źródeł są gromadzone w jednym miejscu i można w łatwy sposób nimi zarządzać: dzielić na osobne kolekcje, formatować na wiele sposobów, współdzielić z innymi użytkownikami oraz generować gotową bibliografię w wybranym stylu za pomocą dosłownie kilku kliknięć.
Najlepiej zacząć używać menedżera bibliografii na etapie zbierania materiałów do pracy. Kiedy stworzymy sobie bazę pozycji bibliograficznych, będziemy mogli w dowolnej chwili podczas pracy nad tekstem do niej sięgnąć. I zrobimy to w wygodny sposób, bo program formatuje wprowadzane dane w taki sposób, aby stały się elementami interaktywnej bazy, czymś dużo lepszym niż zwykła lista.
Rozpoczynamy od bazy Web of Science, znajdziemy ją oczywiście na stronie biblioteki, w zakładce Bazy danych. Pod tytułem uzyskamy potwierdzenie dotyczące EndNote.
Wchodzimy. Na górze strony wybieramy EndNote i przechodzimy na ekran logowania. Za pierwszym razem trzeba założyć konto.
Po zalogowaniu, na ekranie startowym, w głównym oknie w centrum strony zobaczymy sekcję Getting started, stanowiącą spis podstawowych funkcjonalności programu.
Jak widać, jego twórcy wyróżniają trzy główne pola aktywności – wyszukiwanie i rozbudowa swojej bazy opisów bibliograficznych, tworzenie przypisów w tekście i generowanie bibliografii z zebranych pozycji oraz zarządzanie stworzoną kolekcją i ewentualne współdzielenie całości lub wybranych segmentów. Podążymy tą ścieżką i zajmiemy się po kolei wymienionymi zagadnieniami. W tym odcinku zdobywanie materiałów, w następnym pozostałe tematy.
Nawigować po programie będziemy za pomocą menu znajdującego się u góry strony. Domyślnie widzimy My References, czyli wszystko to, co zgromadziliśmy do tej pory. Jeśli dopiero zaczynamy (lub mamy za mało materiałów), musimy wyruszyć na poszukiwania.
Dlatego, nie zamykając EndNote, przeniesiemy się do innych baz dostępnych w naszej bibliotece. Zaczniemy od EBSCO. Wprowadzamy interesujący nas termin wyszukiwawczy, a kiedy wśród wyników znajdziemy artykuł, na który być może będziemy się w swojej pracy powoływać, klikamy w ikonkę folderu (jak na rysunku poniżej).
Aby dodawać publikacje do folderu w EBSCO, nie musimy być zalogowani, ale po wyjściu z bazy folder zostanie automatycznie opróżniony. To nie problem, jeśli wcześniej przeprowadzimy eksport cytowań. W tym celu, po skierowaniu do folderu wszystkich interesujących nas artykułów (niekoniecznie z jednego tylko wyszukiwania), klikamy najpierw na górze strony w Folder, a następnie w przycisk Eksportuj.
EBSCO pozwala na eksport w różnych formatach. Kiedy mamy otwarty program EndNote Web, najprościej wybrać Direct Export do EndNote Web – wtedy eksportowane pozycje po prostu pojawią się na liście My References.
Użytecznym rozwiązaniem jest także wybór pierwszej możliwości z listy, czyli zapisanie cytowań w formacie RIS (Research Information Systems Citation File). Jest to uniwersalny typ pliku obsługiwany przez większość menedżerów bibliografii.
Co dalej robić z zapisanym plikiem? W EndNote wchodzimy do zakładki Collect i wybieramy Import References. Aby poprawnie zaimportować dane, program wymaga od nas podania trzech informacji. File to oczywiście nazwa pliku, z którego dane chcemy wydobyć. Import Option na początku może wydawać się przytłaczające, ale wystarczy kliknąć na Select Favorites po prawej stronie i wybrać filtr RefMan RIS. Jeśli jakaś baza nie pozwala na zapisanie cytowań w tym formacie i nie dysponujemy plikiem RIS tylko innym, trzeba zastosować filtr odpowiedni do pliku jaki otrzymaliśmy, na przykład BibTex (równie popularny format).
Ostatnie pole, które musimy wypełnić, nazwane krótko To, odpowiada za lokalizację nowych pozycji bibliograficznych. Możemy od razu przy imporcie wskazać w której grupie mają się one znaleźć, albo wybrać Unfiled aby znalazły się po prostu w zbiorze My References.
A jak wygląda zbieranie cytowań z innych baz? Wszędzie inaczej, ale to naprawdę nic trudnego. Zobaczmy na przykładzie SpringerLink: znajdujemy interesujący nas artykuł i pod jego tytułem klikamy w opcję Cite this article.
Lądujemy na końcu tekstu, gdzie widzimy link Download citation. Kiedy z niego skorzystamy, będziemy mogli zapisać na swoim dysku plik RIS ze wszystkimi niezbędnymi danymi o tym artykule, a następnie importować go w EndNote.
Co ciekawe, w tej samej bazie inaczej wygląda procedura zapisywania cytowań z rozdziałów książek i materiałów konferencyjnych. W takim przypadku po prawej stronie widnieje przycisk Cite chapter, a po jego naciśnięciu możemy zdecydować w jakim formacie cytowanie zostanie zapisane.
W bazie Science Direct eksport cytowań jest jeszcze prostszy – wystarczy pod artykułem, który nas interesuje, wybrać opcję Export i zaznaczyć pożądany format.
Korzystając z baz Wiley, Emerald, JSTOR, Cambridge Journals, Oxford Journals, a także Scopus i oczywiście Web of Science, również bez większego kłopotu zdobędziemy plik RIS lub inny, który można użyć w EndNote lub konkurencyjnym menedżerze bibliografii.
Także Google Scholar pozwala zapisać znalezione tam cytowania w popularnych formatach. Jeśli wybierzemy wariant EndNote, dostaniemy plik z rozszerzeniem ENW (dedykowany temu programowi), ale równie dobrze możemy skorzystać z opcji RefMan aby otrzymać plik RIS.
A co z Katalogiem komputerowym BG UEK? To przecież miejsce, od którego często studenci zaczynają swoje poszukiwania materiałów do pracy. Otóż jeśli chodzi o książki, to można znalezione w Katalogu pozycje zapisać w EndNote. Może odrobinę „na około”, ale da się.
Po pierwsze, należy wybrać przycisk Dodaj do schowka przy interesującej nas książce. Oczywiście możemy dodać tyle książek, ile potrzebujemy. Potem otwieramy Schowek na górze strony i zaznaczamy te pozycje, które chcemy wysłać do EndNote. Następnie klikamy w pole z rozszerzeniem .csv i zmieniamy jego zawartość na EndNote. Na koniec wybieramy przycisk Zapisz jako… i zapisujemy plik TXT. Mimo że to zwykły plik tekstowy, zaimportujemy go w EndNote, używając w polu Import options filtra EndNote Import.
Katalog nie pomoże nam w kwestii artykułów z czasopism, ponieważ informuje o dostępności szukanego tytułu, a nie o zawartości poszczególnych numerów. Jeśli chodzi o artykuły z polskich czasopism i zeszytów naukowych uczelni wyższych o tematyce ekonomicznej, najlepiej zajrzeć do BazEkon.
Współpraca BazEkon i EndNote jest możliwa dzięki narzędziu Capture Reference, które znajdziemy w zakładce Downloads.
Zgodnie z instrukcją, po prostu przeciągamy przycisk z nazwą narzędzia na pasek zakładek w przeglądarce internetowej z której korzystamy. Teraz wystarczy otworzyć BazEkon, znaleźć potrzebny artykuł, rozwinąć jego opis i wtedy kliknąć w Capture Reference na pasku zakładek.
Jak widać, program sam wypełni wszystkie dostępne pola, nam pozostanie jedynie decyzja, czy zapisać to cytowanie bezpośrednio do EndNote Web (wybierając opcję my.endnote.com), czy do pliku RIS (wybierając opcję EndNote).
W tym wypadku w czasopiśmie nazwisko autora podano w wersji bez polskich znaków i dlatego w eksporcie również tak było, ale kiedy w nazwisku lub tytule występują polskie znaki, program bez problemu je zapisuje.
Warto dodać, że narzędzie Capture Reference działa też w Open Knowledge Repository, a być może także w innych źródłach, spoza listy baz dostępnych w naszej bibliotece.
Na koniec jeszcze kilka słów o możliwości samodzielnego tworzenia pozycji bibliograficznych w EndNote. Stosowny formularz otworzy się, kiedy z menu wybierzemy Collect a następnie New Reference. Po wpisaniu w dowolne pole dowolnego tekstu pojawi się opcja zapisu.
Takie rozwiązanie może mieć sens, jeśli mamy jedną lub kilka pozycji, które chcielibyśmy do naszej bibliografii włączyć, a nie znaleźliśmy ich w bazach. Wtedy warto krok po kroku wkleić autora, tytuł, rok wydania, tytuł czasopisma i inne dane, które posiadamy. Do listy My References zostanie dodana nowa pozycja, którą będziemy mogli zarządzać tak samo jak wszystkimi innymi. To oczywiście działanie zabierające więcej czasu, stąd delikatna sugestia, aby traktować tą opcję raczej jako rozwiązanie uzupełniające.
Kiedy już zgromadzimy wystarczającą kolekcję pozycji bibliograficznych, pora zobaczyć co możemy z nimi zrobić. O tym – w następnym odcinku.