W poprzednim odcinku zajęliśmy się zbieraniem przypisów bibliograficznych. Tym razem przyjrzymy się możliwościom EndNote w zakresie porządkowania i edytowania zgromadzonych materiałów, generowania bibliografii w wybranym stylu, współdzielenia wybranych zasobów oraz korzystania z bazy przypisów podczas pisania tekstu w MS Word.
Tylko dla formalności przypomnę: wchodzimy przez stronę stronę Biblioteki –> zakładka Bazy danych –> Web of Science –> EndNote. Logujemy się do serwisu.
Na potrzeby wpisu zakładam, że mamy już w bazie pewną liczbę przypisów bibliograficznych. Naturalnie mogą one pochodzić z różnych źródeł. Na obrazku poniżej fragment listy stworzonej podczas pracy nad poprzednim odcinkiem. Często, chociaż nie zawsze, możemy przeskoczyć z EndNote do bazy, z której wzięliśmy daną pozycję. W tym przykładzie przypis z 1998 roku pochodzi z katalogu komputerowego BG UEK, który takiej możliwości nie daje (bo też nie taka jest jego rola), natomiast pozostałe trzy pozycje odsyłają do pełnego tekstu. Trzeba kliknąć w przycisk Full Text, albo w linki Go to URL lub Go to Record.
Może zdarzyć się i tak, że szukając materiałów na określony temat, kilkakrotnie dodamy do naszej listy tą samą publikację w różnych bazach. W efekcie będziemy mieć dwie lub więcej pozycji odnoszących się do tego samego artykułu. Rozwiązanie tego problemu jest bardzo proste: wystarczy wybrać zakładkę Organize, a następnie przycisk Find Duplicates.
Program sam stworzy listę wszystkich elementów, które występują w więcej niż jednym egzemplarzu i zaznaczy do usunięcia te nadmiarowe. Nam pozostaje jedynie zaakceptować tą decyzję kliknięciem w przycisk Delete.
EndNote pozwala w prosty sposób podzielić nasze zasoby na mniejsze grupy, które mogą odpowiadać na przykład kolejnym rozdziałom pracy lub różnym aspektom tematu nad którym pracujemy. Folder Rozdział 1 został utworzony wcześniej, przy okazji zbierania materiałów. Kiedy pojawi się potrzeba wyodrębnienia kolejnych przypisów, wystarczy je zaznaczyć jak na obrazku poniżej i kliknąć w rozwijane menu Add to group…
Możemy wybrane elementy przenieść do już istniejącego folderu, lub stworzyć nowy, wybierając New group. Dla przykładu utworzyłem folder o nazwie Przyda się później i umieściłem w nim zaznaczone wcześniej trzy przypisy.
Jak widać, nie zmienia to liczby wszystkich pozycji na liście i w każdej chwili możemy zobaczyć całą kolekcję wybierając All My References. Folder [Unfiled] uszczuplił się o dwa przypisy (mimo tego, że zaznaczyłem trzy) dlatego, że jeden z nich został już wcześniej dodany do folderu Rozdział 1, zatem nie można go traktować jako unfiled czyli nigdzie nieprzypisanego. To pokazuje, że ta sama pozycja może bez przeszkód występować w kilku podkolekcjach.
Przy folderze Rozdział 1 widać ikonkę z dwoma postaciami. Oznacza ona, ze ten folder jest, lub może być współdzielony z innymi użytkownikami. Zobaczmy zatem, jakie mamy możliwości w tym zakresie. Klikamy na Organize i dalej na Manage My Groups.
Jeśli wraz z innymi osobami pracujemy nad wspólnym projektem, dzielenie się znalezionymi materiałami może być niezłym pomysłem. Możemy zdecydować, jaką część naszej kolekcji udostępnimy i oczywiście komu. Trzeba tylko zaznaczyć nasz wybór w kolumnie Share i kliknąć na Manage Sharing, aby ustalić szczegóły.
Podajemy adres lub adresy współpracowników – oczywiście muszą oni mieć założone konto w EndNote, aby móc do współpracy przystąpić. Ponadto możemy określić, czy zezwalamy im na dodawanie nowych elementów (Read & Write), czy tylko na przeglądanie tego, co sami zgromadziliśmy (Read only).
A kiedy uznamy, że nadszedł właściwy moment, zajmiemy się przetworzeniem naszej kolekcji na elegancką bibliografię. Wybieramy Format, a następnie Bibliography.
Mamy do wykonania trzy szybkie kroki. Krok pierwszy to decyzja czy tworzymy bibliografię z całej listy (All Refernces in My Library) czy z wybranych podkolekcji.
Krok drugi to wybór stylu. Mamy ich do wyboru naprawdę dużo. Na potrzeby tego odcinka wybrałem cztery powszechnie używane.
Wybiera się korzystając z przycisku Select Favorites.
Krok trzeci to wybór formatu w jakim zapisana zostanie nasza bibliografia. Może to być HTML, zwykły plik tekstowy (.txt) albo plik MS Word (.rtf). Zanim zapiszemy, warto kliknąć w Preview & Print, aby zobaczyć podgląd.
A co zrobić, kiedy okaże się, że coś jest nie tak jak powinno? Na obrazku powyżej ostatnie dwa przypisy zdecydowanie nie trzymają standardu – na jednym z nich jako autor figuruje nazwa uczelni, na drugim tytuł jest w całości napisany dużymi literami i nie pasuje do pozostałych elementów.
No cóż, musimy poprawić to samodzielnie. Nie jest to specjalnie trudne, przekonamy się o tym na przykładzie publikacji autorstwa prof. Kołodki. Musimy wejść na listę przypisów i kliknąć w tytuł (kiedy najedziemy na niego myszką pojawi się komunikat Go to reference – i to właśnie zrobimy).
Rzeczywiście, Kozminski Uniweristy, Poland figuruje jako współautor tej publikacji. Stało się tak dlatego, że baza BazEkon, z której ten przypis pochodzi, podaje obok nazwiska autora jego afiliację – a EndNote nie potrafi tego odróżnić.
Wystarczy kliknąć na nazwisko dowolnego autora, aby otworzyło się pole edycji i można po prostu usunąć wszystko co zbędne. Na koniec zapisujemy zmiany przyciskiem Save.
Podobnie rozwiążemy problem z dużymi literami w tytule publikacji. Otworzymy pole edycji (w tym przypadku Title zamiast Author), skopiujemy tekst, wkleimy do edytora tekstu, zmienimy wielkość liter i poprawioną wersję skopiujemy z powrotem do EndNote.
Być może wyczyszczenie całej listy z mniejszych i większych błędów zajmie trochę czasu. Warto jednak pomyśleć o tym, że to tylko poprawki, a całą bibliografię w wybranym stylu jednak robi za nas program. Osiągnięcie tego samego efektu tradycyjnym sposobem z pewnością trwałoby dłużej. Poza tym, wtedy każda zmiana niosłaby za sobą konieczność mozolnego przerabiania całej listy, a w przypadku menedżera bibliografii dysponujemy interaktywną bazą przypisów, w której wszelkie zmiany przeprowadzimy za pomocą dosłownie kilku kliknięć.
Teraz jeszcze kilka słów o Cite While You Write – dodatku do MS Word, który możemy pobrać z zakładki Downloads. Jak sama nazwa wskazuje, narzędzie to służy do umieszczania przypisów bibliograficznych w tekście już na etapie pisania. Zobaczmy, jak to działa.
Po instalacji, w MS Word pojawi się dodatkowa zakładka EndNote. Warto zwrócić szczególną uwagę na dwa pola: Insert Citations oraz Style. Na obrazku poniżej przykład działania programu.
A tak wygląda etap pośredni, czyli znajdowanie przypisu spośród materiałów z naszej kolekcji w EndNote. Pewną niedogodnością może być to, że nie widzimy listy przypisów, tylko musimy sami wpisać fragment tytułu szukanej publikacji, ale to chyba nie aż taki problem.
Dodatek Cite While You Write może być użyteczny, jeśli będziemy mieli do czego się odwoływać. Dlatego zdecydowanie warto poświęcić na początku trochę czasu na zbieranie materiałów, aby potem łatwo się nimi posługiwać.
Na koniec muszę wyraźnie zaznaczyć, że w obu wpisach dotyczących EndNote przedstawiłem jedynie najbardziej podstawowe funkcje tego programu. Jak zawsze zachęcam do samodzielnego odkrywania i poszukiwania najlepszych dla siebie sposobów na jego wykorzystanie.